A geração de resultados através do strategic sourcing

Já vimos aqui no N&A! o que é o strategic sourcing, mas uma parte sobre o tema que me incomodava e que eu estava buscando como fazê-la, era justamente deixar claro qual a importância deste trabalho e como ele é capaz de gerar resultados efetivamente.

Assim, decidi detalhar de certa forma em uma linguagem simples, e com o mínimo de “americanismo” possível nos termos que vou utilizar.

Este detalhamento, vou buscar fazê-lo em três partes, e espero que consiga deixar mais próximo da realidade de vocês (profissionalmente) o que é então este strategic sourcing, e como ele funciona.

O strategic sourcing, se fôssemos buscar uma tradução ao pé da letra, seria algo como estar minerando, buscando na fonte, recursos de forma estratégica. Ok, legal. Mas como?

Assim, neste primeiro artigo, vou começar falando da primeira parte, que, aliás, para mim, é a mais chata delas, porém, muito necessária: o diagnóstico.

Diagnóstico

Nesta fase, o profissional de negociação ou compras levanta as informações sobre o processo ao qual ele irá realizar, entrevistando todos os envolvidos, principalmente aqueles que são os solicitantes ou usuários de determinado produto ou serviço. Entrevista-se todos no processo, sem exceção.

Quais são as restrições existentes? Quais são as customizações existentes em ferramentas ou processos internos da empresa? Tamanho? Modelo? Cor? Certificações? Homologações?

Com as respostas que se alcança nesta fase, começa-se a desenhar o cenário atual da empresa a qual o trabalho está sendo realizado, e começa-se então a abrir espaço para que o profissional de compras / negociação possa utilizar de sua experiência em outros cenários, o que é chamado em boa parte dos ambientes corporativos de “benchmark”, que nada mais é do que usufruir de experiências em cenários semelhantes, afim de utilizá-los na prática em situações especialmente adversas com o foco de melhoria nos processos.

Temos as necessidades, encontramos a volumetria, perfis de consumo e estamos realizando nosso benchmark. É hora então de se tabular estas informações, e com a “expertise de mercado” começarmos a desenhar então as possibilidades de redução das despesas (geração do resultado) e por fim, são definidos os métodos, ou melhor, os caminhos para que sejam executados os planos de ação.

Próximas etapas: strategic sourcing essencialmente falando, e implementação do resultado.

Relacionamento com clientes. A manutenção do sucesso, e a geração do resultado.

Freqüentemente me questiono se sou chato, exigente, ou se apenas quero aquilo que me é de direito.

Mas, pensando como cliente, percebo que a última opção é a mais viável.

Indiferente se sou um grande comprador, ou um comprador eventual, estando do lado de lá do balcão (e eu já estive) eu tenho que pensar que aquele chato que estou atendendo paga parte de meu salário, e que desde que este chato não ultrapasse os limites do respeito, tenho de tratá-lo como alguém de extrema importância para mim.

Por que então não tratá-lo com o devido respeito?

É difícil que um vendedor me tire do sério. De verdade. Para que isso ocorra, ele tem que ter feito “um esforço muito grande”, pois a minha primeira atitude a chegar em uma loja, posto de gasolina ou mercado e não ser atendido enquanto a rodinha de vendedores bate papo, é virar as minhas costas e ir embora.

Essa é a melhor forma de prejudicá-lo, ou prejudicar a empresa que não me atendeu bem. Um administrador ou o vendedor que tomam a postura do atendimento de péssima qualidade, não faz idéia do poder do “boca-a-boca”.

É extremamente importante que haja uma relação adequada com o cliente no mercado em que se atua, para que sua empresa seja conhecida através de informações valiosas que são trocadas pelos clientes, e melhor: de forma gratuita, como tendências de mercado, anseios e desejos de determinadas classes sociais, satisfação com os níveis diferenciados de atendimento, e enfim, informações capazes de trazer sucesso e resultados a empresa, bem como a manutenção de seus clientes fiéis, aumentando através de sua satisfação o que é então chamado no mercado como “boca a boca” dos clientes, uma das maiores ferramentas demarketing existentes.

O atendimento capacitado ao cliente deve ser visto como um investimento de negócios para torná-los fiéis, envolvendo toda uma estrutura de marketing a qual não só o empresário, como toda a empresa precisa estar integrada.

O cliente tem de ser a razão do investimento em uma empresa, e sua perda é capaz de gerar alto custo, que muitas vezes é imensurável, fazendo a empresa caminhar para um lado negativo, obviamente contrário ao que estas buscam. Parte deste investimento está nomarketing de relacionamento, um dos fatores de receitas e sucesso da empresa, que investe com na capacitação e qualidade do atendimento ao cliente, afinal, o que deseja um cliente? - Que seus pedidos tenham atendimento rápido? De maneira precisa, sem ter que falar com um número ilimitado de pessoas?

Quando um pedido é atendido, o cliente é quem está sendo atendido. Se este pedido é ignorado, ou recebe pouca atenção, quem está sendo mal atendido é o cliente.

O pedido é a ligação clara e direta entre o cliente e a empresa.

Investir no cliente é algo de grande complexidade, pois a qualidade no atendimento depende de questões de atitude dos profissionais em todos os níveis da organização. Se uma organização deseja a qualidade no atendimento ao cliente, terá de passar por uma mudança cultural na que se caracteriza por ser lenta e complexa.

Graças ao papel que ele exerce para as organizações, o consumidor deixou de ser visto apenas como um cidadão, mas sim, como alguém que merece respeito e tem direitos estipulados até em lei específica. A despeito de ações anti-éticas, ilegais e exploradoras de muitos setores que ainda precisam viver certas experiências para poder compreender a nova realidade. Nesta nova realidade, há empresas que se destacam pela qualidade, crescem e se desenvolvem; enquanto outras teimam em agir mal e findam fechando as portas devido à fuga da clientela[1].

Embora conheçamos este quadro, não é difícil depararmos com situações onde encontramos o descaso, descuido, desprezo e desatenção com o cliente, em alguns ramos de atividades. Ainda bem que também encontramos boas surpresas, onde o atendimento atinge aquilo que convencionaram chamar de encantamento do cliente.

A manutenção do cliente após a realização da primeira venda é algo cada vez mais importante e desafiante.

No mercado competitivo, o cliente tem uma gama de opções na oferta pelos produtos que ele busca, bem como este cliente se torna cada vez menos fiel. É neste momento que variáveis como qualidade, preço, BOM ATENDIMENTO, fatores tecnológicos, prazo de entrega dentre outros são pontos cruciais para a manutenção, ou melhor, fidelização de clientes.

O fato de uma empresa começar do zero com um novo cliente é mais caro do que esta mesma empresa vender à um cliente já existente.

Embora não seja fácil de se mensurar, o cliente perdido é dispendioso para ser recuperado. Pode ser que leve dias, meses ou até anos para se reconquistar um cliente , sem contar o “efeito boca a boca”, onde este sim pode criar um efeito devastador à organização.

Tendo conhecimento de tudo isso, se pensarmos de forma racional e lógica, é o cliente que move a empresa. É o cliente que deve receber o tratamento adequado para que este gere resultados a longo prazo..

A ramificação do marketing, onde o cliente, é o centro total da atenção da organização, é o chamado CRM – Customer Relationship Management, ou, o marketing de relacionamento.

É pelo CRM que as empresas lançam ações voltadas aos clientes, fazendo com que estes se tornem cada vez mais próximos de seus produtos e/ou serviços, fazendo com que estes utilizem e recomende-os a inúmeras pessoas (boca a boca).

Porém, todos os relacionamentos são embasados no conhecimento, e é aí que as organizações muitas vezes erram, fazendo com que os clientes percam sua privacidade, preenchendo intermináveis formulários, na busca do maior número de informações. Você consegue imaginar um morador de São Paulo (capital) preenchendo questionários informando seu endereço, qual o seu salário, número de filhos e etc? Não?!?! Nem eu.

A organização deve buscar extrair informações de seus clientes que não os façam se sentir invadidos, ou que causem aos clientes um constrangimento a ponto de fazê-los se sentir expostos a uma situação inesperada.

Em todo contato com o cliente, a organização deve buscar a coleta de informações como a satisfação do cliente. Se for negativa, de imediato o colaborador da empresa deve buscar resolver o mal entendido, sabendo que duas palavras são importantes com clientes insatisfeitos: atenção e “feedback”.

Saber ouvir deve ser ponto primordial àquele que tem em seu foco o atendimento ao cliente. Na ocorrência de problemas, este colaborador tem de lidar com o cliente de forma que este tenha a certeza que será contatado novamente na iniciativa da organização em se retratar, ou corrigir um erro cometido se for o caso.

É importante deixar claro que nem sempre o cliente tem a razão. Principalmente se este ultrapassa os limites do respeito, como eu já pontuei aqui. Mas, não há dúvidas que este é capaz de erguer uma empresa como arruiná-la.

Assim, no contato com o cliente, tome nota de dois questionamentos e esteja pronto para ouvir e aceitar as respostas:

“Quais foram os fatores que o deixaram satisfeito?” As respostas darão dicas para definir o que agrega, ou não, valor. Entender o que gera satisfação ajuda a compreender o que é realmente importante na visão do cliente.

E a segunda pergunta é: “O que podemos fazer para melhorar?”

Clientes satisfeitos têm sugestões para dar, e idéias, como se sabe, são fundamentais para a continua postura competitiva da empresa, então nada melhor que conseguir transformar clientes satisfeitos num batalhão gerador de sugestões e novidades. E eles ficarão ainda mais satisfeitos ao perceberem que suas opiniões são relevantes. Ao coletar estas idéias, a organização deve deixar claro ao cliente que suas idéias são importantes ao planejamento e sucesso da empresa.[2]

Em um próximo artigo, vamos pontuar sobre o endomarketing, e entender como este pode refletir no resultado da empresa, em especial àquelas com foco no cliente.

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[1] WIKPEDIA Qualidade no atendimento. Disponível em: http://pt.wikipedia.org/wiki/Qualidade_no_atendimento. Acesso em: 28/09/2009.

[2] MIYASHITA, Marcelo A importância do pós-venda, 20 jun. 2007. Disponível em: http://www.mundodomarketing.com.br/3,1353,a-importancia-do-pos-venda.htm. Acesso em: 28/09/09.

MBA. Qual a hora certa?

Quando devemos encarar um MBA (Master Business Administration)?

Muitos amigos meus terminaram suas faculdades e já saltaram para um MBA. Mas, sempre me perguntei se eles estavam fazendo a coisa certa.

Se formos traduzir ao pé da letra o significado da sigla em inglês, MBA, seria como se estivéssemos falando de um curso onde os melhores dos negócios e da administração estarão participando e etc.

Sendo assim, saltar de uma cadeira na universidade e cair em um MBA sob minha análise, é um tanto quanto arriscado, principalmente àqueles que dedicaram sua vida apenas aos estudos. Embora muitos não concordem, é preciso estar preparado para ingressar em um curso como este.

Diferente de um curso de graduação, onde grande parte do que é visto lá corresponde a conceitos teóricos, um MBA é focado na troca de experiências, em estudos de casos práticos, um curso voltado à troca de experiências vividas no ambiente corporativo, e claro, o estabelecimento de um bom network.

O profissional deve saber esperar o melhor momento para fazer um MBA. Ao terminar uma graduação, até mesmo aqueles que possuem já alguma experiência de mercado, devem buscar por uma pós-graduação, objetivando a especialização, e paralelo à isso, buscar a aplicabilidade de seus estudos em seu ambiente de trabalho, convertendo teoria em prática.

Um curso de MBA deve ser considerado por exemplo, a partir de momentos onde o profissional, bacharel, pós-graduado, estiver conquistando novos desafios na corporação a qual trabalha, como uma promoção, assumindo coordenações de equipes e etc.

Nestes casos, a troca de experiência e a visão da teoria na prática vivida por outros profissionais, muitas vezes adotando medidas que nunca foram escritas em um livro, com certeza serão convertidas em um grande aprendizado, e geração de resultados à este aluno.

Vale a pena esperar.

Como vai seu “network”?

Um certo dia, na minha primeira aula no curso de administração de empresas, mas especificamente na matéria de teoria geral de administração, o professor após se apresentar, começou a nos falar sobre um “tal de network”.

Confesso que era a primeira vez que eu ouvia falar nisso. Aliás, acredito que a maioria da sala, afinal, éramos um bando de moleques começando carreira acadêmica e confesso também que não era uma das minhas maiores preocupações naquele momento conhecer o que era então “o tal network”.

Mas, já que eu estava ali, decidi ouvir e comecei tomar gosto pela conversa. Se traduzirmos a grosso modo, network seria algo parecido com rede de trabalho, mas eu prefiro chamar de rede de contatos, ou rede de influencias.

Quando mais jovens (não que eu me ache velho), nosso rede de influencias não passa de contatos como “o cara que conhece quem vai fazer a festa”, ou “o amigo que tem um sítio e etc.”

Se olharmos friamente, isso nos sugere ao interesse. Mas, não vamos deixar que esta visão tome conta de nós sobre o que é network.

Como é sua postura na universidade? É entusiástico? Caloroso? Interessado?

E no trabalho?

Uma coisa posso afirmar: se você não é assim, está na hora de começar a ser. Algumas pesquisas indicam que de 50% a 70% das pessoas acharam seu último emprego através de networking, ou seja, trabalhando a rede de contatos[1].

Mas, voltamos então a pensar que network é um mundo de aparências, onde prevalece o cinismo e a política, e que o único objetivo deste á conseguir um emprego, ganhar dinheiro, e etc. Depende. Sim, depende. Depende do que você quer para si.

Analisar o network desta forma, e agir friamente neste sentido poderá sim lhe trazer estes objetivos. Porém, pode muito mais fácil lhe colocar em uma vitrine, onde receberá o rótulo do interesse, da falsa amizade e etc.

O network deve ser trabalhado a favor da corrente do bem. Eu te conheço, você me conhece, você conhece alguém, que conhece outro e que no fim é capaz de fazer algo ou por mim, ou por alguém.

No estabelecimento de um bom network, acreditem, podem nascer ótimas e influentes amizades, que farão o que for possível por você, seja no ambiente coorporativo, como “aqui fora”. Quem nunca gostou de ao procurar por um colega de trabalho, com algum problema, e que ao ser bem atendido, com respeito, atenção e etc., não se sentiu “na dívida” com esse amigo, e grato ao mesmo tempo? Pode ter certeza, houve a ação da corrente do bem, e estabeleceu-se a primeira oportunidade para o network.

Na busca pelo network, tenha posturas positivas, firmes, e éticas. Sempre com um sorriso sincero, busque fazer o bem, sem que para isso seja necessário anotar em sua caderneta para cobrança posterior. Estabeleça um nível aceitável de credibilidade, tenha uma postura sóbria e firme. Saiba ouvir, pergunte mais do que fale, conheça pessoas. Demonstre ao locutor que você entendeu cada uma das frases ditas por ele.

Enfim, network nada mais é que uma técnica de criar conexões entre grupos distintos, afim de que interesses mútuos possam ser alcançados. Criar uma rede de contatos, é uma atitude profissional, inconfundível com o “puxa-saquismo” ou falsidade – daí, se você confundir poderá se dar mal como descrito anteriormente[2] .

Se você não tem ainda seu network estruturado, a hora é agora. Utilize das pessoas que você já possui relacionamento, conheça pessoas, faça contatos, troque experiências, expanda sua malha, crie! Faça isso aos poucos, de forma organizada e sem que você já precise pedir algo em troca, ou deixando algum contato “esfriar”. Procure conhecer pessoas que pertencem ao círculo ao qual você deseja um dia participar, e participe de lugares ou eventos que estas pessoas participem.

Atitudes de mero interesse? Não penso assim. São parecidas, mas se feitas da forma correta, e com o objetivo correto, nada mais é que a abertura de novas oportunidades. Agora, se for feito de forma mal planejada, e sem o objetivo correto, pode ter certeza que não vai lhe cair bem os efeitos de suas atitudes.

Network e corrente do bem. Pense nisso.

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[1] Portal Universia. David Bomzer. Networking: Como Conseguir uma Boa Conexão. http://www.universia.com.br/nextwave/ver_materia.jsp?materia=182&subcanal=9

[2] Portal Efetividade.net. Augusto Campos. Networking. http://www.efetividade.net/2008/09/09/networking/

“Quem nunca viu doce, quando vê melado, se lambuza...”

Este ditado é bem antigo, mas eu gosto muito dele, e acho que nunca perde a sua praticidade na utilização em nosso dia-a-dia.

Recorro a ele para escrever sobre uma situação que um grande amigo meu gerente de vendas do setor de borrachas, em especial solados para calçados, me contou estes dias.

Ele brincava comigo que “-Todo comprador deveria morrer. Ô raça que se acha”. Quando o questionei sobre essa revolta ele me disse o que havia acontecido com ele.

Seu representante de vendas entrou em contato com um comprador em uma cidade que fica a cerca de 500 km de Franca (SP), cidade sede da empresa a qual eles representam, e foi agendada com antecedência uma visita de negócios. Uma viagem de cerca de 6hs. Ao chegar lá, o comprador simplesmente, sem aviso ou algo parecido, teve de viajar e sequer os avisou, fazendo assim com que tudo o que haviam planejado durante a semana e para aquela longa viagem fosse cancelado.

Pelo que consta, este “comprador” era um assistente de compras na mesma empresa, passando a se tornar um comprador em função da saída do então titular da posição.

Casos como esse, são totalmente comuns (infelizmente) em compras. Embora eu ainda não tenha publicado aqui, mas na minha carreira de negociador, tenho pelo menos cinco anos de experiência em vendas, tendo por diversas vezes “enfrentado essas feras da arrogância, que se escondem atrás das mesas e sentam sobre o poder do pedido de compra”.

A parte boa nisso tudo, pelo menos para mim, e acredito modesta parte que para a sorte da empresa que me contratou, é que por conhecer ambos os lados da mesa, tenho hoje uma grande facilidade no trato com o pessoal de vendas.

Este caso do profissional que “deram a ele o apelido de comprador” que me foi contada pelo meu amigo, infelizmente reflete uma realidade no meio de compras. Porém, me vejo obrigado a levantar a bandeira da ética e bons costumes, afirmando que não somos todos assim. Este “comprador” certamente vive o vislumbramento do poder de ser quem ele é hoje, e nunca soube o que é ficar sentado em uma recepção por uma, duas, duas horas e meia esperando para que o comprador o atendesse, tendo que ainda correr em mais três ou quatro clientes para tentar alcançar sua cota mensal de vendas.

Ele está na realidade, pisando em uma linha muito arriscada, pois o boca a boca entre o pessoal de vendas é extremamente forte. À medida que a arrogância toma o espaço da cordialidade, corre-se o risco do resultado em compras ser cada vez menor, com negociações mal feitas, pouca vontade de vendas brigar pelo seu cliente e enfim, começam então surgir práticas e meios escusos de negócio.

Compete a gerencia de compras, e principalmente à diretoria da empresa a qual este comprador presta seus serviços profissionais estar “antenada”, mostrando a ele onde é seu lugar, e principalmente, ensinando-o que compras e vendas são as profissões mais antigas da humanidade, e que caminham lado a lado. Não faz mal a cordialidade, humildade e principalmente: reciprocidade.

Finalizando: “Nunca joguem um balaio inteiro de maças fora por apenas algumas estarem podres.”

O bom perdedor vs. o mal perdedor

Em um processo de cotação, tenham certeza: a concorrência é dura e extremamente competitiva. É obvio que todos entram para ganhar, não há dúvidas.

Ao entrar em um processo destes, embora queiramos ganhar, temos de estar prontos para perder. Afinal, imagine um processo onde existem mais de 70 participantes, se todos ganhassem, meu Deus... não consigo imaginar.

As variáveis que envolvem um processo de cotação, são desde a identificação de potenciais participantes, o convite à estes, solicitação de documentação (que acreditem, elimina boa parte dos aventureiros), além de claro, a proposta comercial com os preços.

Quando o universo de participantes é considerável, as chances de que haja um empate técnico é alta (entenda como uma diferença de 5% à 10% entre os preços). Neste momento, o negociador responsável pela cotação tem de considerar todas as varíavéis – já listadas – e assim partir para a próxima fase que é a fase final, onde serão abertas novas oportunidades de proposta pelos finalistas (empatados tecnicamente).

Aí está “o pulo do gato”: no processo de cotação, ou melhor, no pedido de orçamento (RFQ - Request For Quotation, em português pedido de orçamento), o que foi informado? A intenção da contratante é que haja um vencedor? Dois? Três?

Enfim, consideremos que no pedido de orçamentos estava informado que haveria apenas um vencedor, e inclusive, orientações transparentes aos concorrentes que estes deveriam desconsiderar suas margens altas na composição de preços e etc. Qual seria sua postura como participante do processo? A minha ao menos seria a postura de entrar para ganhar. Analisaria todas as formas de retorno que determinada cotação poderia me trazer e faria minha proposta, como também se avaliasse que a proposta deixaria de ser interessante, gerando prejuízo, participaria torcendo por uma vitória, mas já sabendo das reais possibilidades de perder. É inegável: você está no mercado e sabe da postura de seu concorrente. A não ser que esteja começando agora, e etc.

Enfim, todas as fases realizadas e sai então o resultado da cotação. Nós perdemos.

As posturas adotas nesta situação vão desde o participante aceitar que perdeu, questionando ao negociador / comprador apenas os pontos que lhe interessam para que na próxima cotação seu desempenho seja mehorado, e desta forma, apresento à vocês o bom perdero. Ou, pode-se adotar a seguinte postura: “-Não aceito! Meu preço era o melhor, minha proposta era a melhor, algo de errado no processo aconteceu.”

Assim, apresento à vocês o mal perdedor. Essa figura é cada vez mais contante no mercado, e não será o primeiro nem o último caso, pode acreditar. Por experiência própria, posso afirmar que este “camarada” vai dar muita dor de cabeça ao negociador / comprador por pelo menos 15 dias. Ele vai enviar e-mail para a diretoria da contratante colocando o processo sob suspeita, vai ligar gritando, ofendendo, e etc.

Por fim, minha contribuição para que os compradores / negociadores que lêem este artigo estejam “blindados” contra os mal perdedores é: elaborem um processo de cotação completo, detalhado, se documente por e-mail’s, não fique apenas no que foi conversado via fone, seja criterioso na análise da documentação, e como já escrito boas vezes aqui neste blog, sejam éticos e imparciais.

Aos bons perdedores, parabéns, pois na próxima cotação, com certeza vocês terão grandes oportunidades em função do aprendizado.

Aos mal perdores, paciência e humildade. Na próxima cotação, vocês serão novamente convidados!

O comprador e a bola

Acredito que para a maioria das pessoas que estão lendo este artigo, o sinônimo de bola seja o mesmo que encontrei no Wikpédia[1] : “A bola é um objeto utilizado para lazer de uma pessoa e em diversos desportos. A bola é normalmente esférica, mas pode ter outras formas (...). A bola pode ser oca e repleta de ar, como a bola de futebol, ou sólida, como a bola de bilhar ou de golfe. Na maioria dos jogos, as jogadas acontecem em função do estado da bola sendo acertada, chutada, ou arremessada pelos jogadores.”.

Mas, infelizmente, no mercado, em especial nas negociações entre comprador e vendedores, este termo possui um sinônimo a mais.

Neste meio, bola nada mais é que o que todos nós conhecemos como propina, suborno e etc. Sinceramente, uma prática que repudio e que me desculpem aos adeptos dela, mas para mim, é uma prática dos péssimos profissionais, sem índole e sem escrúpulos.

Quem não se lembra do caso onde o ex-chefe do departamento de contratação e administração de material dos Correios, Maurício Marinho é pego recebendo bola em sua sala?

Partindo do pressuposto que sou pago pela minha empresa para gerar resultados, por que então devo aceitar de um vendedor, suborno para fazer compras apenas dele, ou em maior parte da empresa que ele representa? Não estou entrando na esfera se o comprador é bem ou mal pago. A questão é: ele é pago para gerar resultados. Que sejam convertidas as bolas em descontos no preço proposto!

Embora eu tenha apenas cinco anos de experiência prática em compras, não nego que já passei por diversas ofertas neste sentido, e que bato no peito, cheio de orgulho para lhes dizer que nenhuma delas foi capaz de superar minha dignidade e profissionalismo.

Lembro-me de um caso, onde o fornecedor, antigo, daqueles que se acomodaram já há algum tempo, foi comunicado por mim que estava depois de “n” anos, perderia o fornecimento de seus produtos na empresa em que eu trabalhava, em função da proposta apresentada e etc. Perguntei-lhe se havia possibilidade de revisar seus preços, dando à ele como forma de reconhecimento e respeito pelo tempo de fornecimento, alguns parâmetros da melhor proposta recebida, obviamente, não abrindo preços, ou nomes dos vencedores. A resposta foi que não seria possível. Desta forma, informei à ele sobre sua desclassificação, deixando as portas abertas para futuras negociações.

Para minha surpresa, mesmo ele tendo sido respeitado e informado de todas as etapas do processo, ele fez questão de buscar pela diretoria da empresa onde eu trabalhava, alegando que “uma parceria de longa data estava sendo rompida e etc”. Dentre suas alegações, ele informou a minha diretoria que os motivos do rompimento eram banais, como por exemplo, uma diferença de quase R$ 1,00 (um real) no preço, informação aliás, criada por ele, uma vez que não abri informações dos preços propostos pela concorrência.

Imediatamente, como não poderia deixar de ser, fui chamado pela diretoria, onde fui questionado sobre. Graças a minha imparcialidade e postura durante o processo, tive tranqüilidade em deixar claro todas as etapas realizadas, e que, considerando o volume que comprávamos deste fornecedor mensalmente, se a diferença fosse apenas R$ 1,00 como o então fornecedor alegava, nossa empresa deixaria de economizar mensalmente, algo em torno de R$ 20 mil (vinte mil reais) por mês, ou algo em torno de R$ 240 mil anuais.

Agora, para que entendam o porque de eu relatar aqui esta situação, vou me explicar: menos de um mês deste acontecimento, este mesmo fornecedor tinha me oferecido “bola”.

Fica a pergunta:

Se eu tivesse aceito a bola, eu teria tranqüilidade para elimina-lo do processo de cotação e compra? E mais: o que seria o primeiro assunto dele com minha diretoria?

Em suma, o bom comprador deve ao primeiro contato com eventual fornecedor, deixar claro sua forma de trabalho, e sua conduta ética. Isso é capaz de evitar situações desconfortáveis com fornecedores, bem como dar ao comprador o respeito que a profissão merece.

Uma prática de algumas empresas, é no primeiro contato com um novo fornecedor, obriga-lo a assinar um termo de conduta ética. Assim, o desgaste será menor ainda.

A bola é atitude de vendedor incompetente junto ao comprador desonesto.

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[1] Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Bola

Gestão da sucessão.

Dia destes, lia em um artigo enviado à mim pelo site do CRA-SP, onde falava-se sobre a gestão da sucessão.
Achei o tema interessante resolvendo aprofundar na leitura.
Neste artigo, é dado o exemplo do contato de um headhunter com um dos principais talentos de sua equipe no trabalho, e como você na figura de líder reagiria nesta situação.
Pela primeira vez, tive o prazer de ler um artigo sobre o assunto, onde não se valorizava a história do "todo mundo é substituível." Não que eu descorde disso, mas não acho que seja tão fácil assim para a organização.
Uma das questões mais pertinentes do texto, foi questionar quanto vale um profissional talentoso, ou melhor, quanto custaria perder alguém de importância estratégica crucial, e quais as possibilidades de que o cumprimento de resultados estratégicos em seu departamento ou empresa sejam afetados com a perda desta peça chave?
Sob esta análise, as pessoas - e não funcionários - passam a ser parte do capital, um ativo da sua empresa, se pararmos para pensar de forma estratégica.
A saída desta pessoa do time, é praticamente inevitável um dia. Porém, compete ao lider, elaborar o estado de espírito que define o time, sendo exemplo no comportamento que ele entende ser o crucial para o alcance dos resultados.
A liderança deixa então de ser aquele "militar" que dá ordens, e passa a ser aquele com capacidade de desenvolver talentos, desenvolver a sucessão, visando os resultados futuros. Tomo a permissão de utilizar do artigo o seguinte texto: "A preparação de profissionais para ocupar cargos estratégicos dentro da empresa deve ser encarada como fator chave para a retenção do know-how e para a execução da estratégia. Portanto, pensar na gestão da sucessão também é um pré-requisito para se destacar no mercado".
Assim, compete às empresas e aos seus líderes, criar práticas internas afim de retardar, ou até mesmo evitar com que ocorram as perdas destes talentos, com políticas de captação e retenção de talentos conforme seus critérios, seja através de premiação, políticas claras de remuneração e etc.

Enfim, gestão da sucessão, é agir hoje de forma inteligente, visando a sucessão futura com manutenção de resultados.

Fonte: Cliping news, Conselho Regional de Administração de São Paulo, http://www.crasp.gov.br/clippingnews/mai09/200958/CN07.htm

Os excessos de cautela e a perda de credibilidade.

Que devemos ter ética em nosso dia a dia, seja em nossa vida pessoal e profissional, não há dúvida.

Como já escrito por mim aqui, o comprador ou negociador em especial, deve ter total cautela com os conflitos de interesse, presentes, e outras facilidades que um eventual fornecedor pode vir a lhe oferecer.

Durante um processo de cotação, por exemplo, onde o negociador vai ao mercado em busca de opções, dependendo do tipo de produto ou serviço demandado, o volume de participantes (concorrentes) no processo pode ser numeroso, ainda mais para aqueles bens ou serviços “comoditizados”.

Em uma situação destas várias etapas (que iremos ver por aqui futuramente) devem ser obedecidas desde a identificação da necessidade, o objetivo da cotação ao alcance de resultados. Compete ao solicitante, ou melhor, a empresa contratante, conhecer os riscos envolvidos neste processo.

Em alguns casos, a empresa contratante deve estar disposta a quebrar paradigmas, romper barreiras e principalmente: estar disposta a confiar em seu profissional. Nestas situações, ainda mais onde o maior desafio lançado ao negociador responsável pelo processo é a garantia de redução de custos, com a garantia da qualidade dos produtos comprados ou serviços contratados. Nestas situações, o negociador deve manter sua postura profissional e principalmente ética, pois estará lidando com fornecedores antigos, tradicionais, e pertencentes a uma zona de conforto, pois podem estar fornecendo ou prestando serviços à empresa há anos, ou ser um velho conhecido de alguém na empresa.

Compete ao negociador identificar a situação e questionar aos seus superiores: “-O que quer a empresa?”.

Se quiser realmente a redução de despesas com a manutenção da qualidade, que assim seja. A indiferença ao tratamento dos participantes da cotação, e o alcance dos resultados, sempre. Assim, tudo se encaixará perfeitamente. Verdade? Nem sempre.

O excesso de cautela com certeza é altamente prejudicial ao sucesso do processo. Este excesso geralmente ocorre em organizações tradicionais, e com algumas estruturas engessadas, onde assim se perde “correndo atrás do rabo”, na busca de uma forma de se documentar, municiar, proteger, resguardar e enfim, enche-se de caprichos e medos tolos quando o assunto é chegar em um antigo fornecedor e lhe dizer: “-Você perdeu, e está fora do processo...”

Não é de hoje que existe uma grande máxima no mercado, seja qual for seu seguimento, onde se diz que “quem não deve, não teme”.

À medida que se demora a posicionar um participante do processo sobre seu status atual, ou volta-se atrás do resultado já informado, simplesmente porque algum participante não soube perder e o processo tem de ser revisto, a credibilidade do trabalho se esvai.

Em suma, compete ao profissional de compras, manter em seu processo de cotação e compra, lisura e transparência, de modo que não haja possibilidades de suspeitas quanto aos resultados obtidos, fazendo com que este profissional comunique ao então fornecedor que ele está fora do jogo.

Infelizmente, não é difícil encontrarmos no mercado, empresas que prefiram “correr atrás do rabo”, mesmo tendo garantias que o processo de cotação e compras é íntegro.

Uma pena.

O perfil do comprador / gestor de materiais

O comprador é a peça fundamental para a garantia dos resultados em termos de lucratividade e produtividade. Na realidade, comprar é uma arte, talvez das mais antigas, o que faz com que o comprador, ou gestor de materiais seja um profissional qualificado, conhecedor dos procedimentos a serem adotados, quais as características dos materiais, bem como, possuir em si, a arte de negociar, o que é essencial na prática de transações.

É fato que, o comprador tem em sua obrigação, não só o fato de simplesmente negociar e comprar, mas sim, gerar resultado, lucratividade através de suas negociações.

O perfil do comprador profissional exige que este tenha grande flexibilidade, resiliência, e autoridade na tomada de decisões, pois sem essas características, a possibilidade de maximização de resultados em suas atividades são reduzidas, afinal, este profissional é quem leva ao fornecedor as necessidades da empresa, e recebe de volta aquilo que o mercado tem a oferecer. Muitas das vezes, este profissional de compras é obrigado a tomar decisões, visando o atendimento às solicitações, e claro, a redução de despesas. Como este profissional poderia gerar resultado sem se responsabilizar por suas negociações com os fornecedores?

O bom negociador tem em seu perfil algumas características que são intrínsecas à sua profissão, como iniciativa e capacidade de decisão, objetividade e idoneidade.
Para se obter um bom resultado comercial, seja na redução de custos de compras e no apoio da alavancagem de vendas, o trabalho de aquisição (compras) é fundamental.
Se o lote de compra não for adequado, o tipo da embalagem ideal à necessidade do solicitante ou cliente, o lead-time (tempo de ressuprimento), ou o prazo de entrega não estiver em linha com as necessidades da organização ou enfim, a criação de estratégias em conjunto com o fornecedor para incentivar as vendas não tiver sido bem desenhada, o comprador deixou de exercer sua função principal, ou seja, ser um profissional estrategista, com visão proativa e comprometida com resultados não só de suas compras, mas da organização como um todo.
O comprador é a representação da empresa no mercado fornecedor, espelhando os valores e conceitos de sua empresa, bem como as políticas comerciais de sua organização, visto que ele é o elo principal no relacionamento comercial com seus parceiros fornecedores.

Ética em Compras - parte 2

Código de ética.

A fim de se evitar um choque conceitos sobre o que se deve e não se deve fazer em uma organização, no que se diz respeito à ética em negociações, é fundamental que as empresas desenvolvam um código de ética interno.

Algumas empresa estabelecem em seus códigos internos de ética, temas como:

a) Integridade pessoal dentro e fora da empresa:

A boa reputação de um profissional, é o primeiro requisito para que este seja reconhecido pelos fornecedores da sua seriedade nos negócios, o que dificulta assim, quaisquer possibilidades de proposições indevidas por estes. Existem casos de fornecedores buscarem na internet, em sites de buscas como o Google, referências no nome do comprador a quem vai visitar, a fim de conhecer melhor o perfil deste antes de conhecê-lo pessoalmente;

b) Competência pessoal:

O comprador é parte responsável pela lucratividade da empresa onde trabalha. Assim, este tem de estar extremamente preparado para os diferentes aspectos que envolvam os produtos negociados por ele, eficientizando todas as negociações sob sua responsabilidade.

Esta busca de competência é responsabilidade não só do profissional de compras, mas também da empresa através de ferramentas e mecanismos de treinamento e educação. Mas, é primordial que o profissional de compras tenha este interesse em buscar alavancar seus conhecimentos, visando seu progresso e desempenho;

c) Cumprimento da legislações que afetam os negócios:

O cumprimento das legislações e regras do negócio, são inerentes ao exercício da cidadania. É responsabilidade do comprador profissional, que tais regras sejam respeitadas mesmo em situações onde seu empregador descumpra.

Havendo esta situação, ele deverá levar tal fato ao conhecimento de superiores, buscando inserir sua empresa no caminho da lei.

Caso não seja de interesse da empresa tomar tais procedimentos, compete ao profissional de compras buscar por uma nova oportunidade no mercado de trabalho, afim de que sua ética e postura profissional não sejam contrariadas.

d) Conflito de interesses;

Compete ao profissional de compras alertar a seu superior se ele perceber que determinada negociação poderá afetar algum interesse pessoal no decorrer de sua atividade profissional como por exemplo, o negociador ser um acionista da empresa em que está concorrendo determinada cotação por ele negociada, ou um concorrente deste processo seja de um amigo ou parente por exemplo.

e) Manifestações de hospitalidade e presentes;

A aceitação de presentes por parte de um profissional de compra, pode ser associada ao antigo dote que era pago por famílias para que uma moça se casasse com um moço. A situação aqui é que com o presente dado pelo fornecedor, o comprador estará casando com determinada marca ou produto.

É importante avaliarmos o que é o presente. Uma caneta? Um caderno? Uma camiseta? Ou estamos falando de uma estadia em um hotel de luxo, um carro, uma TV LCD de 42”?

Algumas empresas, entendem que brindes são aceitáveis, como por exemplo uma caneta (não estamos falando de uma Mont Blanc), uma camiseta (estamos falando de uma camiseta tipo T-shirt com alguma propaganda, e não uma camiseta oficial de time) um caderno e etc, são brindes aceitáveis. Porém, presentes devem ser repudiados.

Uma empresa que estabelece valores monetários para o recebimento de presentes e favores, pode estar “dando de comer à uma cobra e certamente vai ser picada por ela”, e convenhamos, o seu veneno pode não matar, mas com certeza deixa seqüelas.

Estes valores “aceitáveis” são arriscados. A consciência humana é extremamente elástica; o valor que uma pessoa dá a determinado presente pode receber um valor totalmente diferente de outra pessoa.

Algumas empresas dão “um tiro no pé” quando proíbem de seus compradores o recebimento de presentes, mas tem em sua área de vendas, estas práticas para conquistar futuros clientes.

Em situações onde envolva almoço de negócios, a boa prática nessas situações, é que o comprador pague por sua parte, não aceitando que os forencedores paguem sozinhos.

Já em feiras, simpósios e congressos, o profissional de compras tem que estar extremamente atento às tentações existentes nesses eventos como o lançamento de produtos e etc, onde existe uma infinidade de facilidades que são colocadas para os convidados. O profissional de compras tem de tomar cuidado para que estas facilidades não sejam excessivas, exercendo impacto na relação entre fornecedor e comprador.

f) Confidencialidade de informações empresariais;

Nesta situação, existem duas vertentes.

Informações confidenciais referentes aos negócios propostos pelo fornecedor, e informações de demanda e necessidades em projetos especiais, volume de vendas e etc. por parte dos compradores.

O comprador nestas situações deve-se ater apenas a comentários exclusivamente sobre informações referentes aos objetos em negociação e, caso seja necessária a informação de dados sigilosos aos fornecedores, deve-se antes de passar tais informações, fazer com que a empresa fornecedora, através de pessoa competente para tanto (que possa assinar em nome da empresa), assine um termo de confidencialidade.

g) Ecoficiência;

Não se pode deixar de considerar questões ambentais em uma negociações, como parte integrantes da questão ética.

O profissional de compras deve estar atento aos fornecedores que tenham processos produtivos focados na redução de intensidade de uso de seus materiais, redução da intensidade do uso de energia elétrica, redução da dispersão de substâncias tóxicas, que otimizem o uso de materiais não renováveis, e incentivem a utilização de materiais renováveis, e que aumentem a intensidade do serviços prestados pelos seus produtos.

h) Responsabilidade social;

O profissional de compras tem grande influência sobre seus forencedores, afim de fazer com que estes adotem posturas de responsabilidade social importantes, não tolerando por exemplo:

• Fazer com que estes não contratem funcionários abaixo dos limites de idade sujeitos a trabalhos inadequados com sua idade, como os estabelecidos pela legislação do seu país;
• Que os fornecedores mantenham seus funcionários em situações de baixo nível de segurança, higiene, ou em condições de restrição de liberdade;
• Que os fornecedores pratiquem discriminação na contratação de seu pessoal, como sexo, raça, religião, opção sexual, idade, convicção filosófica, estado civil, deficiências físicas e etc.